Skabeloner og regler for samtykke
Som TR har du i nogle situationer brug for samtykke til at behandle personoplysninger. Brug Uddannelsesforbundets skabeloner, så du er sikker på, at formalia er i orden.
Langt de fleste TR-opgaver kan løses, uden at du behøver samtykke fra kollegerne. Men i nogle situationer vil det være nødvendigt.
Der er særlige krav til, hvad et samtykke skal indeholde for at være gyldigt i forhold til databeskyttelsesreglerne. Forbundet har udarbejdet skabeloner, der lever op til reglerne. Du finder den relevante skabelon ud for punkterne herunder.
Samtykke er nødvendigt i følgende sammenhænge
Herunder har vi oplistet de sammenhænge, der kræver samtykke. Du kan hente Uddannelsesforbundets skabelon til samtykke for de forskellige situationer.
Løntræk
Hvis et medlem skal have trukket sit kontingent over lønnen, skal vedkommende give samtykke til det – både i forhold til centralt og lokalt kontingent. Det skyldes, at betaling af kontingent ikke er forankret i arbejdsret og overenskomstmæssige forhold.
Hent skabelon til løntræk
Medlemslister og fælles e-mails
Hvis du ønsker at dele en liste eller oversigt over de lokale medlemmer af Uddannelsesforbundet, skal du have samtykke fra hver enkelt person på listen. Det skyldes, at det ikke skønnes at være nødvendigt for et medlem af en fagforening at vide, hvem de øvrige medlemmer er.
Det samme gælder, hvis du vil sende en fællesmail til de medlemmer, du repræsenterer. De modtagere, du ikke har fået samtykke fra, skal være skjult i bcc-feltet i mailen.
Hent skabelon til medlemslister og fællesmails
Helbredsoplysninger
Hvis du modtager helbredsoplysninger om en kollega, for eksempel en lægeerklæring eller en sygejournal, skal du have vedkommendes samtykke. Det skyldes, at du i princippet ikke behøver at kende vedkommendes diagnose eller lignende for at kunne indgå i en sag og løse dine TR-opgaver i den forbindelse.
Hent skabelon til helbredsoplysninger
Hele personalemapper
Hvis du vil have adgang til hele personalemappen for en kollega, skal du have vedkommendes samtykke. Det skyldes, at personalemappen indeholder flere personoplysninger, end du har brug for i dit hverv som TR.
Hent skabelon til personalemappe
Hele ansættelseskontrakter
Hvis du vil have adgang til den komplette ansættelseskontrakt for en kollega, skal du have vedkommendes samtykke. Det skyldes, at ansættelseskontrakten indeholder flere personoplysninger, end du har brug for som TR.
Får du ansættelseskontrakten fra skolen, skal du stadig bede kollegaen udfylde en samtykkeerklæring.
Hent skabelon til ansættelseskontrakter
