Der kan være flere årsager til, at du bliver kaldt ind til en tjenstlig samtale. Indkaldelsen kan skyldes, at din leder er utilfreds med noget, men den kan fx også skyldes forhold, som du ikke selv er herre over. Det kunne fx være hyppigt fravær, eller et problemfyldt samarbejde med en kollega. Uanset baggrunden for en tjenstlig samtale, kan det være ubehageligt. Derfor kan det være en god idé at forberede sig til samtalen, og her kan du gøre brug af Uddannelsesforbundets gode råd om, hvad du bør være opmærksom på, og hvordan du skal forholde dig.

En tjenstlig samtale er en samtale mellem din leder og dig. Formålet med samtalen er, at din leder vil give udtryk for noget, som han/hun er utilfreds med og dermed undersøge, om der grundlag for at reagere ansættelsesretligt. Udgangspunktet er, at din leder mener, at du har begået en tjenesteforseelse. Inden samtalen skal du derfor have at vide, hvad samtalen drejer sig om fx. i form af en dagsorden, så du har god mulighed for at forberede dig.

Hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale, er det vigtigt, at du tager en bisidder med til samtalen. Uddannelsesforbundet anbefaler, at du tager din tillidsrepræsentant med, da tillidsrepræsentanten er bekendt med reglerne. Det er dog dit eget valg, hvem du ønsker som bisidder til samtalen, og du kan derfor også vælge en anden person, hvis du ønsker det. Bisidderens rolle ved samtalen er at være et ekstra sæt ører, der lytter og samtidig sørger for, at samtalen foregår på en ordentlig og anstændig måde mellem dig og din leder.

Når du er indkaldt til tjenstlig samtale, skal du forberede dig på, at din leder formodentlig vil kritisere dig for noget og måske give dig en påtale eller advarsel for det pågældende forhold. Under samtalen vil din leder beskrive de situationer, hvor han/hun mener, at du skal ændre adfærd, eller hvor du skal varetage dit arbejde på en anden måde end hidtil. Under samtalen er det meget vigtigt, at du lytter og noterer din leders kritik samt forsøger at være så saglig, konstruktiv og rolig som muligt. Du kan også bede om at holde en pause undervejs, hvis du har behov for det. Du har altid ret til at blive hørt og fremlægge din version af sagen. Du bør dog være opmærksom på, at den adfærdsændring, din leder ønsker, ikke er et diskussionsoplæg, men en reel ledelsesinstruks.

En tjenstlig samtale kan munde ud i enten en mundtlig eller skriftlig påtale eller en advarsel. Hvis du får en påtale, kan du opfatte den som en løftet pegefinger. Hvis du retter op på det, din leder er utilfreds med, bør påtalen ikke lægges dig til last senere i ansættelsesforholdet. I alvorligere tilfælde kan du tildeles en advarsel. Det betyder, at hvis de ændringer, som din leder har ønsket, ikke viser sig inden for en nærmere afgrænset periode, vil der blive iværksat yderligere sanktioner eksempelvis en afskedigelse.

Som regel laves der et notat eller referat af en tjenstlig samtale, som lægges ved din personalesag. Du har pligt til at kvittere for modtagelsen, hvis du bliver bedt om det. Hvis du ikke er enig i indholdet, bør du skrive det på notatet/referatet sammen med din underskrift. Du kan også vælge at skrive din egen forklaring og få den vedlagt ledelsens referat på personalesagen. Det er vigtigt, at du reagerer hurtigst muligt, efter at du har set referatet, idet det ellers kan opfattes som accept af ledelsens referat.

Hvis samtalen munder ud i en advarsel, er der visse formelle krav, som skal opfyldes. En advarsel skal derfor:

  • klart beskrive det/de forhold, der påtales
  • konkret angive, hvordan du kan rette op på problemerne
  • indeholde konsekvensen af, at adfærden ikke ændres
  • tidsbegrænses. Det afhænger af forholdets karakter, hvor lang fristen bør være. Generelt skal der være en passende periode til at rette op på forholdet.