Tjenstlige samtaler

En tjenstlig samtale er en samtale mellem din leder og dig. Formålet med samtalen er, at din leder vil give udtryk for noget, som han/hun er utilfreds med og dermed undersøge, om der grundlag for at reagere ansættelsesretligt. Udgangspunktet er, at din leder mener, at du har begået en fejl i dit arbejde. Inden samtalen skal du have en dagsorden, så du ved, hvad samtalen drejer sig om, så du har god mulighed for at forberede dig.

Hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale, har du ret til at tage en bisidder med. Uddannelsesforbundet anbefaler, at du tager din tillidsrepræsentant med, da tillidsrepræsentanten kender reglerne. Det er dog dit eget valg, hvem du vil tage med til samtalen, og du kan derfor også vælge en anden person. Din bisidders rolle er at være et ekstra sæt ører, der lytter og samtidig sørger for, at samtalen foregår på en ordentlig og anstændig måde mellem dig og din leder.

Når du er indkaldt til tjenstlig samtale, skal du forberede dig på, at din leder formodentlig vil kritisere dig og måske give dig en påtale eller advarsel. Under samtalen vil din leder beskrive de situationer, hvor han/hun mener, at du skal ændre adfærd, eller hvor du skal udføre dit arbejde på en anden måde end før. Under samtalen er det meget vigtigt, at du lytter og noterer din leders kritik samt forsøger at være så saglig, konstruktiv og rolig som muligt. Du kan også bede om at holde en pause undervejs, hvis du har behov for det. Du har altid ret til at blive hørt og fremlægge din version af sagen. Du bør dog være opmærksom på, at den adfærdsændring, din leder ønsker, ikke er et diskussionsoplæg, men en reel instruks fra din leder.

En tjenstlig samtale kan resultere i enten en mundtlig eller skriftlig påtale eller en advarsel. Hvis du får en påtale, kan du opfatte den som en løftet pegefinger. Hvis du retter op på det, din leder er utilfreds med, bør påtalen ikke få konsekvenser for dig senere i dit ansættelsesforhold. I alvorligere tilfælde kan du få en advarsel. Det betyder, at hvis du ikke har ændret din adfærd inden for en nærmere afgrænset periode, kan du risikere yderligere sanktioner - eksempelvis en opsigelse. 

Som regel laves der et notat eller referat af en tjenstlig samtale, som bliver lagt i din personalesag. Du har pligt til at kvittere for modtagelsen, hvis du bliver bedt om det. Hvis du ikke er enig i indholdet, bør du skrive det på notatet/referatet sammen med din underskrift. Du kan også vælge at skrive din egen forklaring og få den vedlagt ledelsens referat i personalesagen. Det er vigtigt, at du reagerer hurtigst muligt, efter at du har set referatet, da det ellers kan opfattes som en accept af ledelsens referat.

Hvis samtalen munder ud i en advarsel, er der visse formelle krav, som skal opfyldes. En advarsel skal derfor:

• klart beskrive det/de forhold, som lederen har påtalt
• konkret angive, hvordan du kan rette op på problemerne
• beskrive hvad der sker, hvis du ikke ændrer adfærd
• være tidsbegrænset. Det afhænger af forholdets karakter, hvor lang fristen bør være. Generelt skal der være en passende periode til at rette op på forholdet.